Publication: Népszabadság
Provider: Népszabadság
Date: October 18, 2005

Átlátni a káoszon

A vállalatirányítási szoftvereket, a döntéseket segítő számítógépes programokat sok cégvezető még ma is olyan hókuszpókusznak tartja, amivel pénzt akarnak kivenni a zsebéből. Pedig, ha a nagy cégek nem tartják fölösleges kiadásnak ezt, akkor a kisebbeknek is érdemes elgondolkodniuk: ők is versenyképesebbek lehetnek-e ezek használatával.

Akis- és középvállalkozások sem engedhetik meg maguknak, hogyha például egy üzletkötőjük megbetegszik, akkor az információs rendszer hiánya miatt senki se tudjon kapcsolatba lépni az ügyfelekkel, vagy hogy elavult adatok alapján, pusztán becslésekre hagyatkozva hozzanak fontos pénzügyi döntéseket. A kis- és középvállalatok is egyre inkább felismerik: integrált vállalatirányítási rendszerre van szükségük ahhoz, hogy versenyképesek maradjanak. A szoftverfejlesztő cégek ezért megjelentek a piacon a kkv-k számára is elérhető termékeikkel – mondta lapunknak Bárdi Péter, az Oracle Hungary Kft. kkv-üzletágának igazgatója.

A kis- és közepes vállatok többségénél, jelenleg külön rendszerekben, gyakran Excel-táblában tartják nyilván a megrendeléseket, egy másik füzetben pedig a raktárkészletet. A cég vezetője szinte csak azt tudja megmondani, hogy az adott napon, mennyi pénz van a bankszámláján. Azt nem tudja előre jelezni, hogy egy hónap múlva mennyi készpénze lesz a társaságnak – érzékeltette a helyzetet Bárdi. A cég pénzügyi helyzetére rávilágító hagyományos eredménykimutatások jó esetben havonta készülnek el, és amikor a vezető kezébe kerülnek, általában már elavult adatokat tartalmaznak. Ha a vezetőnek részletesebb információra van szüksége (például el kell döntenie, hogy egy megrendelést milyen határidőre és milyen áron tudnak teljesíteni), akkor munkatársai ehhez többnapos munkával gyűjtik össze az adatokat.

Egy integrált vállalatirányítási rendszer percek alatt képes ezeket az információkat előteremteni úgy, hogy a cég munkatársainak minden adatot csak egyszer kell a rendszerbe bevinniük – mondta az Oracle üzletág-igazgatója. Ha például beérkezik egy megrendelés, a rendszer azonnal tudatja a rendelést felvevő értékesítővel, hogy van-e raktáron a termékből. Ha nincs, akkor ez a termelési részleget is érinti. A termelés vezetője azonnal látja, hogy a megrendelés teljesítése mikor, milyen kapacitásokat vesz igénybe, a beszerző tudja, mennyi nyersanyagot kell vennie, a pénzügyi osztály pedig látja, hogy ez milyen költséggel jár. A megrendelés teljesítésekor a készlet csökkenése azonnal megjelenik a rendszerben, erről a számlákat kiállító munkatárs értesül, a pénzügy pedig tudja, hogy mikor számíthat a bevételre.

Az integrált vállalatirányítási rendszerek többsége modulokból áll, amelyek az egyes szakterületek tevékenységének adatait egymással összehangoltan kezelik. Az Oracle vállalatirányítási rendszerében például van pénzügyi, értékesítési és marketing, rendelés-nyilvántartási, logisztikai, beszerzési, termelésirányítási, emberierőforrás-gazdálkodási modul. Ezek külön-külön is megvásárolhatók, így az informatikai rendszer könnyebben bővíthető, és hozzáigazítható a vállalkozás igényeihez. A legtöbb vállalatirányítási rendszer fokozatosan bővíthető, így viszonylag hoszszú ideig nem kell lecserélni pusztán azért, mert a vállalat „kinőtte”. A növekedéshez viszont egy bizonyos ponton túl a legtöbb vállalatnak szüksége van áttekinthető információs rendszerre.

Egy 25 főnél több dolgozót foglalkoztató cég működése már olyan komplex, hogy megfelelő informatikai rendszer nélkül nehézkes átlátni a folyamatokat – állítja Bruckner Zoltán, a Primus Capital Partners kockázatitőke-alap befektetési igazgatója, akinek többéves tapasztalata van abban, hogyan kell kezdő kisvállalkozásokból jövedelmező középvállalatot nevelni. Egy 30-40 fős cég esetében, befektetőként már elengedhetetlennek tartom, hogy egy vállalatirányítási rendszer segítségével a menedzsment el tudja például dönteni, hogy egy megrendelés teljesítése vagy egy termék gyártása gazdaságos-e – szögezte le Bruckner.

A mai, gyorsan változó környezetben gyakran van szükség arra, hogy a vállalatvezető azonnal reagálni tudjon például egy új konkurens piacra lépésére, vagy az olajár emelkedésére. Sőt modelleznie kell azt, hogyha az üzemanyagárak emelkedése miatt ő is árat emel, annak milyen hatása lesz cége piaci pozíciójára. Ehhez már szükség van egy vezetői információs rendszerre, amelyet a legtöbb vállalatirányítási szoftver tartalmaz – mondta Fekete Gábor, a vezetési tanácsadással foglalkozó IFUA Horváth & Partners Kft. partnere.

Az a tény, hogy a vállalat működési folyamatai pontosan átláthatók és tervezhetők, az a jövedelmezőséget is javítja. A rendszer bevezetése általában a késztermékekből álló raktárkészlet 20-30 százalékos csökkentését teszi lehetővé – állítja Neumer Attila, az amerikai JD Edwards cég által kifejlesztett vállalatirányítási rendszereket bevezető e-Best Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója. Az egy integrált vállalatirányítási rendszert használó cégnél a vezetők pontosan tervezni tudják a készpénzáramlást, ezért a társaságnak átlagosan 5-10 százalékkal kevesebb forgótőkére van szüksége. A vevők is elégedettebbek lesznek, a megrendelések teljesítésének határideje ugyanis akár a korábbi felére, kétharmadára is csökkenhet, ha a rendszer bevezetésre kerül. A gépek kihasználtsága szintén számottevően javítható, és a dolgozók teljesítménye is pontosan mérhetővé válik. Ez utóbbi fontos előfeltétele a teljesítményalapú bérezési rendszernek – összegezte tapasztalatait Neumer.

A lehetséges megtakarításokat is figyelembe véve, az integrált vállalatirányítási rendszerek beszerzésére fordított összeg – az Oracle becslése szerint – átlagosan két év alatt megtérül. Egy 5-10 felhasználót kiszolgáló, kisvállalkozások számára készült vállalatirányítási szoftver már ötmillió forint körüli áron beszerezhető, és egy tanácsadó cég egy-másfél millió forintért betanítja a munkatársakat annak használatára – mondta Neumer, hozzátéve, hogy általában szükség van még némi hardverfejlesztésre is. Egy üzembiztos szerver fél-egymillió forintot kóstál. Ma már a nagyvállalatok számára készült vállalatirányítási szoftverek piacán piacvezető SAP-nak és Oracle-nek is van a kis- és középvállalatok számára kifejlesztett speciális terméke, és a nyolcvanas-kilencvenes években kialakult magyar szoftverfejlesztőknek, a Megatrendnek és a Freesoftnak is találni ilyen terméket a kínálatában. Ezek üzemeltetéséhez többnyire elég egy részmunkaidős, szerződéses rendszergazda, és általában a Windows operációs rendszer alatt, Intel platformon működnek, tehát nem kell a már meglévő irodai rendszereket lecserélni – mondta Neumer.

Közepes méretű vállalatok még gazdagabb kínálatból válogathatnak. Húsz- és ötvenmillió forint közötti beruházással megvásárolhatják az SAP, az Oracle, az Oracle-lal nemrég egyesült JD Edwards, a Microsoft Axapta, valamint számos további amerikai és német gyártó szoftvereit, és ebben az árban már a tanácsadási szolgáltatások is benne foglaltatnak – mondta Neumer. A középvállalatok számára készült vállalatirányítási rendszerek általában többféle platformon is működtethetők, felügyeletükre pedig főállású rendszergazdát is érdemes alkalmazni – tette hozzá.

Ha a vállalkozás már megvásárolta a szoftvert, annak bevezetése a cég alkalmazottainak is komoly munkát jelent. Azoknak, akik részt vettek a rendszer bevetésében, ez nyolc hónap kemény tanulást és kevés szabadidőt jelentett – mondta lapunknak Bíró Tibor, a Gyermely Rt. vezető kontrollere. „Ahhoz, hogy meg tudjunk birkózni a szervezeten belüli ellenállással, a cég vezetésének egyértelműen ki kellett mondania, hogy nincs visszaút. A rendszer bevezetésekor ugyanis bizonyos vállalati folyamatokat, és ezzel együtt munkaköröket, át kellett alakítani. Ehhez viszont lelki akadályokat kellett legyőznünk, annak ellenére, hogy létszámleépítésről nem volt szó” – tette hozzá Bíró. A következő időszak apróbb kiigazításokkal fog eltelni, mert első nekifutásra természetesen nem sikerült minden vállalati folyamatot pontosan leképezni a vállalatirányítási szoftverben, de a naprakész információ már rendelkezésünkre áll. A tizenkét leánycéggel rendelkező céget e nélkül már nem lehet hosszú távon vezetni – állítja a szakember.

Megkönnyíti a vállalatirányítási rendszerek beszerzését, hogy erre a célra a gazdasági versenyképesség javítását szolgáló operatív program GVOP 4.1.1 számú alprogramja, amelyből 50 százalékos támogatás igényelhető – mondta Várdai Enikő, az EU-s pályázatok írására szakosodott Árindex Kft. vezető projektmenedzsere. Sok vállalkozást valószínűleg pusztán az tart vissza a pályázatírástól, hogy az önrésznek el kell érnie a nyolcmillió forintot, tehát a támogatást 16 millió forintnál nagyobb beruházásokhoz tudják igénybe venni. Ennyi pénzt viszont nem mindenki akar informatikai rendszerre költeni – állítja Várdai.

« BACK